Facturation des actes médicaux : les clés d’une gestion optimisée

La facturation des actes médicaux est au cœur de la bonne gestion d’un cabinet médical. Dématérialisée depuis plus de vingt ans auprès de l’Assurance Maladie avec le programme SESAM-Vitale, la feuille de soins est aujourd’hui majoritairement électronique, on parle de FSE. La facturation est encadrée par la Convention Médicale signée tous les cinq ans, qui en définit les règles : tarif des actes, autorisations de majorations, situations dérogatoires, en fonction du conventionnement, de la spécialité, du profil et de la situation du patient (pathologie, ALD, CMU, AME, …), ou encore du lieu et moment de l’acte (cabinet, visite, jour, nuit, week-end, …).

Autant de variables à connaître, sans oublier les très nombreuses mises à jour conventionnelles intermédiaires répondant à de nouveaux besoins de prise en charge, comme récemment les actes COVID-19 par exemple, à prendre en compte en temps réel pour une facturation sereine.

Plus d’un milliard de FSE sont télétransmises chaque année.

Pour réaliser et télétransmettre une FSE, il faut être équipé d’un logiciel et d’un lecteur de cartes permettant la lecture de la carte Vitale du patient et l’authentification du professionnel de santé avec sa carte CPS. La télétransmission s’effectue en général chaque jour par lots. Le professionnel de santé reçoit des accusés de réception (ARL) puis, une fois le traitement effectué par l’Assurance Maladie, un retour d’information électronique dit NOEMIE pour le remboursement des factures ou le paiement forfaitaire. Reste alors à effectuer le rapprochement bancaire.

Il suffit cependant d’un grain de sable dans les rouages pour que la FSE comporte une anomalie ou pire encore, soit rejetée. Il incombe alors au professionnel de santé de vérifier son retour NOEMIE, de trouver la source d’erreur, qui peut aller d’une mauvaise cotation à une inadéquation avec les droits du patient ou encore un élément non autorisé, puis de corriger et télétransmettre à nouveau la feuille de soins. Une gestion qui peut s’avérer très chronophage, générer du retard dans le remboursement des factures et impacter négativement la trésorerie du cabinet.

Il est crucial de bien s’équiper et d’optimiser la gestion de sa facturation. D’autant que, rappelons-le, télétransmettre 66% de ses feuilles de soins en mode électronique est un prérequis pour être éligible à l’aide financière du Forfait Structure.

Qu’il s’agisse de son logiciel médical ou d’un logiciel de facturation indépendant, il est impératif de vérifier deux niveaux de conformité pour la télétransmission des FSE :

• L’agrément SESAM-Vitale : la règle est simple : le logiciel doit disposer de l’agrément en vigueur au 31 décembre de l’année précédente. Noter qu’il s’agit par ailleurs de l’indicateur 4 du volet 1 du forfait structure obligatoire pour bénéficier de l’aide à la modernisation du cabinet
• La compatibilité PC / SC : nouvelle norme internationale d’échange désormais intégrée au cahier des charges SESAM-Vitale, dont l’utilisation sera obligatoire à compter du 1er janvier 2022

Ceci vaut pour la facturation des consultations comme pour les actes de téléconsultation. En effet, quelle que soit votre solution de téléconsultation, comme Maiia par exemple, la facturation se fera toujours dans votre logiciel médical.

Le standard PC / SC s’applique également au matériel utilisé pour la télétransmission des FSE : être équipé d’un lecteur de cartes SESAM-Vitale compatible sera également obligatoire d’ici la fin de l’année. Noter que cette compatibilité concerne également l’utilisation des téléservices, la CNAM n’assurant plus de maintenance sur du matériel obsolète à partir du 1er janvier 2022.

Le Programme pour le Renouvellement des Outils informatiques des Professionnels de Santé (PRO-PS) du GIE SESAM-Vitale définit ce qu’est un poste de professionnel de santé à jour en termes de logiciel de facturation, mais également de composants d’accès à ameli-pro et aux téléservices, ainsi que de matériel (système d’exploitation, navigateur internet).

Bien s’équiper est primordial, choisir un éditeur qui assure la mise à jour régulière du logiciel de facturation l’est tout autant. Un nouvel acte est créé ? De nouvelles autorisations de majoration ou dérogations entrent en vigueur ? Chaque professionnel de santé concerné doit pouvoir en bénéficier en temps réel. Une cotation est modifiée ? La mise à jour doit être rapide pour éviter tout rejet de feuille de soins.

Il est évident qu’un logiciel web présente un avantage indéniable ! Par exemple : une nouvelle règle est applicable un 1er juillet ? Aucune inquiétude, la dernière journée du mois de juin se termine tranquillement et de retour au cabinet le lendemain matin, une nouvelle journée commence avec un logiciel de facturation qui a automatiquement intégré les nouveautés.

Dans le bouquet proposé par l’Assurance Maladie, deux téléservices sont particulièrement intéressants dans le cadre de la facturation pour éviter anomalies et rejets :

• Le téléservice ADRi (acquisition des droits) permet de consulter les droits du patients en ligne en temps réel, idéal si le patient a oublié sa carte Vitale ou si celle-ci n’est pas à jour
• Le téléservice IMTi (information médecin traitant) indique qui est le médecin traitant du patient et renseigne ce champ directement dans le logiciel, une information clé pour la notion de parcours de soins de la feuille de soins.

Certains logiciels, comme ceux de Cegedim Santé, vont plus loin en proposant une organisation personnalisée de la facturation, source de performance et gain de temps au quotidien.

Les actes favoris :

• Une liste d’actes déjà créés en fonction de la spécialité
• Pour un médecin généraliste par exemple : les actes G, ME, MGE, V, …
• Pour un médecin spécialiste par exemple :  les spés GS, VS, …

Les cotations préétablies :

• Possibilité de créer ses propres cotations (combinaisons d’actes) les plus fréquentes
• Par exemple une cotation ‘ consultation + DEQP003’ pour les consultations avec ECG, ou ‘G + MGE’ pour sa patientèle enfants  Créée une fois, très simplement, la cotation complète est ensuite accessible en un clic

Les modèles de FSE :

• Modèles de feuilles de soins entièrement pré-remplis avec l’acte, le parcours de soins et le tiers-payant
• Par exemple un modèle ‘médecin traitant + consultation +tiers-payant sur la part AMO’, le même en version ‘nuit’ ou ‘week-end’, …
• Une fois créé, le modèle est accessible en un clic

Une aide en live :

• Un système de notification qui permet de rapidement compléter au fur et à mesure ce qui manque ou n’est pas correct avant de valider la FSE

Initiée il y a deux ans, l’expérimentation de la eCarte Vitale rebaptisée depuis application carte Vitale (appli ACV) vient d’être prorogée jusqu’à fin 2022, toujours sur la base du volontariat. Initialement circonscrite aux départements du Rhône et des Alpes Maritimes, elle s’est élargie depuis le 1er octobre 2021 à la Saône-et-Loire, la Seine Maritime, le Bas-Rhin, le Nord, la Gironde, l’Herault, la Loire-Atlantique, la Sarthe, le Puy-de-Dôme et Paris.

En quelques mots, le projet prévoit la dématérialisation de la carte Vitale qui prendra à l’avenir la forme d’un QR code à scanner sur un smartphone, sur le modèle du pass sanitaire que nous avons connu.

Les professionnels de santé ont de leur côté déjà la possibilité d’utiliser une version dématérialisée de leur carte professionnelle, la eCPS, également sous la forme d’un QR code sur smartphone avec authentification par Pro Santé Connect. Une utilisation idéale en situation de mobilité.
En savoir plus sur l’eCPS