Ouvrir son cabinet paramédical : toutes les étapes, du local au logiciel de santé

A female therapist sits beside her young patient on the floor as they work on some speech therapy exercises. They are each dressed casually and have their hands on their chins as they work through phonetical sounds.

SOMMAIRE

  • 1. Les étapes clés avant l’ouverture
  • 2. Les bons outils numériques pour assurer le fonctionnement du cabinet paramédical
Temps de lecture : 4 minutes

L’installation en libéral d’un professionnel paramédical s’apparente à une création d’entreprise. Comme un entrepreneur, le praticien doit donc soigneusement mettre en place tous les outils légaux, financiers et numériques dont il a besoin pour pouvoir accueillir et suivre sa patientèle.

 

Les étapes clés avant l’ouverture

1 – Déterminer le lieu d’installation du cabinet paramédical

De la typologie de patientèle dépend la réussite du cabinet. Il convient donc, en préalable à toute installation, de réaliser une étude précise des populations du territoire visé : âge moyen, pathologies principales, etc. Une bonne façon de procéder est de prendre contact avec les médecins et praticiens de la même spécialité.
En parallèle, le porteur de projet a tout intérêt à vérifier si la zone choisie est considérée comme sur ou sous dotée par l’assurance maladie. Car les conditions de conventionnement sont différentes selon les cas. Pour toute cette phase d’analyse du marché, il est possible de se faire accompagner par l’office régional d’information, de formation et de formalités des professions libérales (ONIFFPL). Enfin, même si la pratique se déroulera essentiellement au domicile, la plupart des ordres incite à disposer d’un local professionnel doté a minima d’une salle de soins et d’une salle d’attente, le tout répondant aux normes d’accessibilité.

Bon à savoir !
85,3% des masseurs kinésithérapeutes, 73% des infirmiers mais aussi 81% des orthophonistes sont installés en cabinet et la tendance se poursuit. Source : Drees

 

2 – Choisir son statut juridique

Les professionnels paramédicaux doivent adopter un statut juridique pour pouvoir créer leur cabinet. Trois solutions principales sont possibles :

  •  L’entreprise individuelle où il n’y a pas de distinguo entre la personne et l’activité. Les revenus sont déclarés au titre des Bénéfices non commerciaux dans la déclaration annuelle aux impôts
  • La société à responsabilité limitée (SARL) et sa version individuelle (EURL) où les revenus feront l’objet d’une imposition de sociétés
  • La société d’exercice libéral (SEL) également soumise au droit des sociétés

Les avantages et inconvénients de chaque statut dépendent de la situation de chaque personne. En la matière, l’aide d’un expert-comptable ou d’un conseil juridique est conseillé car ce choix engage toute la gestion future de l’activité.

 

3 – Réaliser une projection des revenus du futur cabinet

Les premières données sur la patientèle vont permettre d’avoir une projection du chiffre d’affaires réalisable. Reste à évaluer en parallèle l’ensemble des frais : acquisition ou location du lieu, fournitures médicales et de bureaux, véhicule de fonction, outils informatiques, abonnement téléphonique, formations, etc. La confrontation recettes/dépenses va permettre d’élaborer un plan prévisionnel d’activité sur 3 ou 5 ans.
Utile boussole pour le développement du cabinet, il est aussi indispensable pour solliciter des prêts auprès des banques.

 

4 – Effectuer les procédures administratives

Pour n’en oublier aucune, il faut lister dès le départ toutes les démarches à accomplir en fonction de sa situation. Par exemple, le choix d’un statut SARL implique un enregistrement au registre du commerce. Et surtout, il faut mettre en priorité les deux démarches permettant de démarrer l’activité à savoir l’inscription au Conseil départemental de l’ordre de la profession et l’enregistrement auprès de la caisse primaire d’Assurance Maladie. A ne pas négliger également : les assurances personnelles et professionnelles.

 

Les bons outils numériques pour assurer le fonctionnement du cabinet paramédical

La gestion quotidienne peut vite devenir chronophage et être facteur de stress pour le professionnel. Anticiper tous les besoins et s’équiper en conséquence doit être la priorité du futur installé et le meilleur moyen de se doter des outils digitaux qui permettront de ne pas être débordé.

1 – Choisir un matériel solide et sécurisé

Qu’il s’agisse du niveau de performance, du confort, des mises à jour, de la compatibilité avec les logiciels de santé et les services de l’Assurance Maladie : le matériel dont le cabinet sera équipé peut changer la donne. Peu importe que ce soit un PC ou un Mac, une tablette ou même un téléphone. Pour aider les praticiens le GIE Sesam Vitale recense sur le site dédié PRO-PS tous les matériels et logiciels référencés qui répondent aux exigences de l’interopérabilité avec l’écosystème de santé.

 

2 – Prévoir un logiciel aux fonctionnalités de base solides

Outil indispensable pour la gestion de son activité, le suivi de ses patients, la facturation de ses actes, la mise en place du tiers-payant et la télétransmission des feuilles de soins, le logiciel paramédical doit être choisi avec soin. Il faut s’assurer qu’il répond aux besoins de sa pratique quotidienne pour le soin ou encore la mobilité, mais également qu’il coche toutes les cases de la conformité réglementaire avec garantie d’évolutivité. En effet, après les médecins et l’hôpital, les professionnels de santé paramédicaux seront concernés par le Ségur du numérique dès 2023.

Les logiciels devront répondre à de nouvelles exigences en matière de sécurité et d’interopérabilité notamment, avec le DMP, la messagerie sécurisée MSS et surtout l’intégration de l’identifiant national de santé du patient (INS). Comme pour les médecins, les solutions paramédicales de Cegedim santé, comme Maiia Gestion pour les kinés, Simply Vitale pour les infirmières et sages-femmes ou encore Série 4000 pour les podologues, orthoptistes, orthophonistes vont poursuivre leur évolution pour intégrer les exigences Ségur.

 

3 – Favoriser les outils facilitant la pratique

Un bon logiciel paramédical doit également répondre le plus possible aux spécificités du métier. Par exemple, un logiciel kiné offre la possibilité de générer un bilan en un clic, une infirmière embarque une solution tout-en-un pour sa tournée grâce à un outil comme Simply Vitale. Même avantage pour un orthophoniste : il trouvera dans son logiciel un bilan orthophonique automatisé.

Sont également à étudier de près les solutions de gestion des RDV et, dans une logique de parcours coordonné, des interfaces permettant l’échange et le partage de documents avec d’autres professionnels de santé, l’adressage ou encore la sollicitation d’un avis, comme le permet par exemple la messagerie instantanée gratuite Maiia Connect. Dans tous les cas, le praticien a tout intérêt à recenser ses besoins en amont et à se faire accompagner d’un professionnel de proximité spécialiste de l’informatique en santé pour choisir le logiciel qui lui permettra de débuter et poursuivre son activité de façon sereine.

 

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