Parmi les tâches chronophages auxquelles vous ne pouvez échapper en tant que médecin, la facturation des soins est de loin la plus importante. Pour vous comme pour les patients. Or, entre la nomenclature et le peu de temps disponible, tout ce qui peut rendre cette partie de la consultation simple est bienvenu ! Et c’est là que peut intervenir une solution comme Maiia Médecin. Explications.
En quoi la gestion des factures est un enjeu pour les médecins ?
Bien gérer ses factures veut dire sécuriser sa rémunération et aussi éviter d’avoir des rejets de la part de l’Assurance Maladie qui vous font perdre du temps et potentiellement de l’argent.
Un quotidien rythmé par les démarches administratives
Les médecins ont de plus en plus de tâches à caractère administratif à effectuer avant et pendant la consultation. Entre la gestion des agendas, celle – éventuelle – du SAS, les vérifications des droits des assurés, le remplissage du dossier patient et les éventuels adressages, les démarches à réaliser sont nombreuses. Il existe donc toujours un risque d’oublier une étape ou bien d’aller trop vite, pressé par l’urgence de prendre en charge. Dans cet ensemble conséquent d’activités, la gestion et le suivi des factures fait partie des tâches les plus chronophages et les plus à risque d’erreurs.
Des erreurs aux conséquences importantes
La première conséquence d’une erreur de facturation est le rejet de la FSE par le système NOEMIE. Et dans ce cas, il revient au praticien de retrouver la facture litigieuse, de comprendre pourquoi elle l’est et d’apporter un correctif. Tout ceci avant de la transmettre de nouveau. La deuxième conséquence découle directement de la première puisque l’erreur va entraîner des retards de paiements. Parfois, cela peut également créer des litiges avec les patients et même des pénalités financières. Il est donc crucial de minimiser ces erreurs pour maintenir une relation de confiance avec les patients et assurer la santé financière du cabinet.
De l’importance de respecter les exigences spécifiques de la facturation en santé
La facturation médicale est soumise à la nomenclature des actes et aux règles fixées par les conventions médicales successives. Elle est également différente selon que vous exercez en secteur 1 ou 2, si vous avez souscrit à l’OPTAM ou pas, ou encore si vous facturez des soins non pris en charge. Autant de réglementations strictes et spécifiques auxquelles les médecins doivent se conformer. Et ceci sans parler de la nécessité d’être toujours au courant des modifications des textes pour être toujours dans les normes. Sachant que tout manquement peut conduire à des sanctions de la part de l’administration ou à des procédures judiciaires, l’enjeu est de taille.
Quelles sont les obligations d’un médecin en matière de facturation ?
Pour réussir à facturer correctement, le praticien de ville doit prendre en compte trois dimensions : la réglementation applicable par l’Assurance Maladie obligatoire mais aussi celle des complémentaires santé, les normes applicables à la télétransmission ainsi que les risques attachés.
Ce que dit la réglementation
Certaines procédures pour la facturation, notamment l’émission de notes d’honoraires et de feuilles de soins relèvent du bon sens et de la gestion courante. D’autres sont directement dictées par la loi.
Respect du parcours de soins coordonnés
Les médecins doivent s’assurer que les patients suivent le parcours de soins coordonnés pour bénéficier d’un remboursement optimal par l’Assurance Maladie. Cela implique que le patient consulte d’abord son médecin traitant avant de voir un spécialiste, sauf exceptions prévues par la loi. A charge aux deux praticiens concernés de vérifier ce parcours ou d’informer le patient des conséquences.
Affichage des tarifs
Les tarifs doivent être affichés dans le cabinet. Cela inclut les tarifs des consultations, des actes techniques et des éventuels dépassements d’honoraires. Cet affichage doit être visible et accessible à tous les patients, conformément aux articles L.1111-3 et R.1111-21 et 22 du Code de la santé publique.
Les mentions obligatoires dans les factures
En plus des nom et adresse du médecin, la facture doit comprendre le numéro d’identification, la date de la facture, la description des actes médicaux réalisés et le montant à payer. Ces mentions sont essentielles pour éviter des sanctions lors d’un contrôle fiscal et pour garantir la transparence et la crédibilité auprès des patients.
Conformité avec la réglementation sur la télétransmission
Les médecins doivent se conformer à la réglementation en vigueur concernant la télétransmission des feuilles de soins électroniques (FSE) notamment en termes de protection des informations des patients. Les médecins doivent utiliser des systèmes de facturation électronique conformes aux normes de sécurité et de confidentialité des données médicales du Ségur.
Interdiction de modes de paiement imposés
En tant que praticien, vous ne pouvez imposer un mode particulier de règlement à vos patients. Les médecins doivent accepter divers moyens de paiement, tels que les espèces, les chèques et les cartes bancaires, tout en assurant la transparence dans la perception des honoraires.
AMO, AMC, télétransmission : les notions à maîtriser
Les jeunes installés vont devoir se familiariser avec des notions et des termes parfois abscons. Par exemple, là où la tendance est de dire « la Sécurité sociale », il vaut mieux savoir qu’il existe un distinguo entre la branche maladie de celle-ci plus connue sous le nom d’Assurance Maladie Obligatoire (AMO) et la branche vieillesse par exemple. De la même façon, l’Assurance Maladie Complémentaire (AMC) recouvre non seulement les mutuelles mais aussi les compagnies d’assurances et les institutions de prévoyance. Il n’est pas inutile par ailleurs de savoir que pour le tiers payant, toutes ces complémentaires santé sont regroupées dans l’InterAMC. Et bien sûr la télétransmission recouvre le fait de transférer de façon numérique vos factures à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) de votre département.
Les risques en cas de facturation médicale non conforme
Le non-respect des obligations de facturation peut entraîner des risques juridiques et financiers. Les médecins doivent donc veiller à se conformer aux réglementations pour éviter tout problème.
Pourquoi utiliser un logiciel pour gérer vos factures médicales ?
De plus en plus de praticiens passent au numérique pour leur facturation. Outre le fait que cet usage est largement encouragé, y compris en termes de rémunération, par l’assurance maladie obligatoire, il permet des gains de temps aussi bien pour le patient que pour le médecin.
Gain de temps et réduction des erreurs
Utiliser un logiciel capable de réaliser la facturation permet aux médecins de gagner du temps et de réduire les erreurs. Un outil de ce type permet l’automatisation d’une grande partie du process, libérant ainsi du temps pour se concentrer sur les soins aux patients.
Automatisation des tâches récurrentes
Les logiciels de facturation peuvent automatiser des tâches récurrentes telles que l’émission de factures, le suivi des paiements et la gestion des feuilles de soins. Cela vous permet une gestion plus efficace et moins sujette aux erreurs.
Intégration avec la télétransmission et les mutuelles
Tous les logiciels référencés Ségur destinés aux médecins de ville sont en capacité d’assurer la télétransmission des factures tant avec l’assurance maladie obligatoire qu’avec les complémentaires santé sous certaines conditions.
Maiia Médecin : une solution simple et complète pour les médecins
La solution développée par Cegedim Santé en collaboration avec des praticiens de ville répond aux principaux usages des médecins. Sa simplicité permet de l’intégrer sans effort et de façon très intuitive dans votre pratique quotidienne.
Pensé avec et pour les médecins de ville
Tout le travail de conception de Maiia Médecin s’est appuyé sur les expériences vécues par la communauté médicale au quotidien. C’est pourquoi cette solution intégrée de logiciel de gestion permet à chaque praticien, en jouant sur la large gamme de fonctionnalités, de simplifier la vie quotidienne du cabinet dont la partie facturation.
Des fonctionnalités adaptées à la facturation en cabinet
Avec Maiia Médecin, vous avez la possibilité de paramétrer vos propres modèles de facturation, par exemple en fonction du type de consultation et d’actes que vous pratiquez le plus. La solution vous propose également un tableau de bord pour suivre vos factures et les recettes associées. En plus de cette gestion automatisée bien pratique, Maiia Médecin peut générer un export comptable simplifié pour votre comptabilité. Et bien évidemment, il inclut la télétransmission. Par ailleurs, la solution 100% web est constamment mise à jour pour tenir compte des nouvelles réglementations. Vous êtes donc certain d’être toujours dans le respect des normes en vigueur. Le tout avec une interface unique et une vue à 360° qui permettent une gestion fluide du cabinet.
Sécurité, conformité, accompagnement : les garanties offertes
Comme toutes les solutions de Cegedim Santé, Maiia Médecin offre des garanties en termes de sécurité et de conformité. Il est hébergé en France par cegedim.cloud, certifié HDS et ISO 27001 et 50001. Maiia Médecin est bien évidemment référencé Ségur et vous donne accès aux rémunérations du forfait structure. Vos données sont protégées, vos pratiques de facturations sont sécurisées et conformes aux exigences légales, le tout avec la simplicité d’une interface unique.