Circonscrit à l’origine à la gestion du courrier et de l’emploi du temps du médecin, le secrétariat médical a évolué au gré des innovations technologiques. Il gagne considérablement en rapidité et efficacité dans les années 80 avec l’avènement de l’informatique et des logiciels d’agenda. Puis, le boom des télécommunications et l’apparition du télétravail dans les années 90, rendent possibles de nouvelles formes de prestations, externalisées et à distance. Le télésecrétariat est né !
Une activité qui a bien négocié le virage numérique
S’il est une activité qui s’est renforcée avec l’émergence d’internet, bénéficiant largement des innovations des nouvelles technologies, c’est bien le télésecrétariat. Une activité en soi qui a bien négocié le virage numérique.
À l’heure du regroupement des professionnels de santé et de la mobilité, des prises en charge pluriprofessionnelles des patients nécessitant organisation des parcours de soins et facilité d’accès aux soins, le télésecrétariat offre des réponses adaptées à l’échelle d’une structure ou d’un territoire.
Un catalogue de services à la pointe de la technologie
En externalisant la gestion de RDV et les tâches administratives, ponctuellement ou de façon permanente, partiellement ou intégralement, le télésecrétariat offre une alternative permettant au professionnel de santé de gagner un temps précieux et ainsi se concentrer sur le soin. Il contribue également à l’accès aux soins des patients et facilite leur orientation dans le système de santé.
Maintenir un accueil et un contact humain à l’ère de la prise de rendez-vous en ligne reste important pour de nombreux professionnels de santé et patients, et l’un n’exclut pas l’autre. Avec un télésecrétariat du réseau Maiia par exemple, il est possible de bénéficier d’une prestation classique de secrétariat à distance couplée à tous les avantages modernes de la gestion d’agenda en ligne :
- Un agenda unique, toujours à jour, consultable à distance
- Une gestion externalisée avec des fiches patients directement accessibles par la télésecrétaire
- Des notifications directes au patient (rappels, modifications, …)
- Pas de doublons
- Aucune double-saisie
Parmi les principales missions qu’il est possible de confier à un télésecrétariat médical : l’accueil téléphonique suivant des consignes adaptées et la gestion des RDV selon des créneaux personnalisés, avec confirmation par SMS, la gestion spécifique des urgences, la transmission de messages…
Une personnalisation selon les besoins
Le télésecrétariat offre non seulement une large palette de prestations mais également une grande souplesse de mise en œuvre assortie d’une facturation sur-mesure.
Il est possible d’externaliser 100% de son secrétariat sur l’ensemble des missions à plein temps ou simplement l’accueil téléphonique par exemple, sur des plages horaires ou des jours bien définis, tout au long de l’année ou ponctuellement.
Aujourd’hui 25% des médecins libéraux utilisent un télésecrétariat, ponctuellement ou à plein temps.
Un secrétariat médical est déjà en place ?
Le télésecrétariat pourra lui dégager du temps pour des missions différentes au sein de la structure, augmenter l’amplitude horaire d’accueil téléphonique des patients, en début et fin de journée, à l’heure du déjeuner ou le week-end par exemple. Un télésecrétariat propose en général une gestion d’appels de 7h à 21h, voire jusqu’à 24h/24, 7j/7 pour certains.
Les possibilités sont nombreuses, il est possible de créer un télésecrétariat sur-mesure. Une personnalisation qui vaut également sur les modalités de facturation. En fonction des sociétés et des prestations souscrites, il y a une facturation au forfait exclusivement ou plus détaillée (à l’appel décroché ou SMS envoyé par exemple) pour le professionnel de santé individuellement ou pour sa structure. Les tarifs peuvent varier de quelques euros à quelques centaines d’euros par mois en fonction des prestations et options choisies.
Un conseil : privilégier une société spécialisée dans la santé.
Bon à savoir : avec une offre couplée Maiia Agenda et Maiia Télésecrétariat, les RDV pris en ligne par le patient sur www.maiia.com ne sont pas comptabilisés dans le forfait du secrétariat à distance.
Pour qui ?
Le télésecrétariat concerne tous les professionnels de santé, médecins ou paramédicaux, quels que soient la spécialité, le mode d’exercice et le type de structure.
Seul, en cabinet de groupe, en maison de santé pluriprofessionnelle (MSP), centre de santé ou clinique, tout professionnel de santé peut trouver une prestation de télésecrétariat adaptée à ses besoins, par ailleurs source d’économie non négligeable en matière d’infrastructure.
Une installation en cours ? Confier son secrétariat médical à un télésecrétariat mutualisé peut constituer une alternative intéressante au démarrage de son activité, éventuellement couplé à une solution de prise de RDV en ligne pour développer sa visibilité. Le patient a le choix du mode de prise de RDV qui lui correspond le mieux, favorisant ainsi la fidélisation de la patientèle.
Enfin, dans le cadre d’organisations pluriprofessionnelles et, a fortiori, de communautés professionnelles territoriales de santé (CPTS), le télésecrétariat est un dispositif clé de la prise en charge des patients, répondant aux enjeux de permanence des soins, de gestion des soins non programmés et d’orientation du patient dans son parcours de soins.
Maiia, c’est un réseau de 130 télésecrétariats de proximité partout en France !
