La télétransmission est un outil essentiel pour les médecins. Il permet de réaliser plus facilement les démarches administratives et de gagner du temps médical précieux. Pour en profiter pleinement, il faut bien comprendre son fonctionnement et la façon dont les outils numériques des éditeurs comme Cegedim Santé peuvent vous accompagner. Explications.
Télétransmission médicale : de quoi parle-t-on exactement ?
Ce système informatique a été mis en place en 1999, en même temps que la carte Vitale, afin de rendre plus rapide les transmissions d’informations entre les médecins et l’Assurance Maladie. Plus de 25 ans plus tard, la télétransmission est rentrée dans les mœurs.
Qu’est-ce que la télétransmission ?
Concrètement, la télétransmission permet l’envoi direct des feuilles de soins par le professionnel de santé aux organismes de sécurité sociale. Ce faisant, elle permet au patient d’obtenir de façon plus rapide et plus sécure, le remboursement des frais engagés auprès du médecin généraliste ou spécialiste. Ce système est venu remplacer les formulaires papier. En plus de réduire le temps de traitement, il évite les erreurs mais aussi la perte des feuilles de soins par les patients. Désormais, les feuilles de soins électroniques (FSE) partent directement du cabinet du médecin à l’Assurance Maladie et aux mutuelles. Il favorise l’application du tiers payant en permettant au médecin d’obtenir la rémunération correspondante dans les meilleurs délais.
Comment fonctionne le système NOEMIE ?
Le système NOEMIE (Norme Ouverte d’Échanges entre la Maladie et les Intervenants Extérieurs) vous permet d’obtenir des informations sur les documents que vous avez transmis à l’Assurance Maladie. Plus communément appelé « le retour NOEMIE », il prend la forme d’un accusé de réception de votre transmission. Il comprend toutes les informations concernant les paiements et/ou rejets de vos factures. Le système NOEMIE 3 vous permet même d’avoir les mêmes données concernant les remboursements complémentaires dans le cas où la mutuelle de votre patient a un accord avec l’Assurance Maladie.
Qui doit gérer la télétransmission au cabinet ?
Tout dépend de votre organisation personnelle. Dans les cabinets de groupe ou dans les centres et maisons de santé, la télétransmission peut être effectuée par les secrétariats ou les assistants médicaux. Dans les cabinets individuels ou en l’absence de secrétariat sur place, la gestion de la télétransmission reste assurée par le médecin. Dans ce cas, il est fondamental de s’assurer que le logiciel utilisé permette la facturation numérique avec le système SESAM-Vitale.
Pourquoi adopter la télétransmission dans votre cabinet ?
Largement encouragée par l’Assurance Maladie et les pouvoirs publics, la télétransmission constitue aujourd’hui un attendu de la part des patients. Et elle présente aussi un intérêt pour le praticien.
Un gain de temps précieux au quotidien
La combinaison entre la facturation électronique et la télétransmission vous permet de gagner un temps précieux. Finalement, toutes vos démarches administratives sont réalisées en quelques clics. Et l’ensemble est sécurisé par les enregistrements numériques. Vous avez, avec les retours NOEMIE, une bonne vision des paiements et des rejets. Et vous n’avez plus à écrire à la main les feuilles de soins, sauf dans de très rares cas, par exemple si le patient n’a pas sa carte Vitale. En réduisant la nécessité de manipuler des documents papier et en accélérant les processus de remboursement, vous pouvez vous concentrer davantage sur vos patients et moins sur l’administratif.
Moins d’erreurs et de retards de remboursement
En utilisant la télétransmission, les erreurs liées à la saisie manuelle des informations sont considérablement réduites. Les feuilles de soins électroniques sont transmises directement et automatiquement, ce qui minimise les risques et accélère les remboursements. Cela permet également de réduire les retards de paiement et d’améliorer la satisfaction des patients.
Une meilleure gestion administrative et financière
La gestion administrative et financière du cabinet est largement simplifiée par la télétransmission. En effet, celle-ci assure la traçabilité des factures et des remboursements, facilitant ainsi la gestion comptable et la planification financière. De plus, NOEMIE vous permet de réaliser des rapprochements bancaires des virements effectués par l’assurance maladie, ce qui améliore la gestion globale du cabinet.
Une rémunération supplémentaire
Afin de favoriser la diffusion de la télétransmission, l’Assurance Maladie prévoit des mécanismes d’incitation financière dans le cadre du dispositif de rémunération sur objectif de santé publique (Rosp). Si vous disposez d’un outil pour télétransmettre, vous pouvez bénéficier de 75 points, soit un supplément annuel de 525 €. De plus, vous bénéficiez des rémunérations prévues par le forfait structure dès lors que vous réalisez plus de 2/3 de vos facturations par télétransmission. Cet indicateur fait partie du volet socle du forfait qui vaut 280 points, soit 1960 €. Par ailleurs, d’après l’Assurance Maladie, la télétransmission est moins onéreuse que la transmission papier. Une feuille de soins papier revient ainsi à 1,74 € contre 0,27 € pour une FSE.
Une expérience plus fluide pour vos patients
Pour les patients, la télétransmission offre une expérience plus fluide et sans tracas. Ils n’ont pas besoin de remplir de formulaires papier ni de suivre manuellement leurs remboursements. Tout est géré automatiquement. Une source de satisfaction pour eux. Et en cas de tiers payant, la télétransmission joue en faveur d’un meilleur accès aux soins.
Comment mettre en place la télétransmission ?
Alors que les cabinets médicaux sont de plus en plus informatisés – de la prise de rendez-vous à la gestion des dossiers patients – passer à la télétransmission est le plus souvent assez facile à réaliser.
Les outils nécessaires
Pour mettre en place la télétransmission, vous aurez besoin bien évidemment d’un ordinateur récent, équipé d’un accès internet et d’une imprimante. PC fixe ou portable : les deux fonctionnent. Ensuite, vous devrez vous doter d’un lecteur de carte Vitale compatible et d’un logiciel de facturation SESAM-Vitale à jour. Actuellement c’est le système version 1.40 qui doit être utilisé. Si vous ne l’avez pas déjà, vous devez vous procurer auprès de l’ordre, votre carte professionnelle, la CPS. Si c’est votre secrétariat qui va prendre en charge cette partie de facturation et télétransmission, vous pouvez demander une carte de personnel d’établissement (CPE). Avec ce minimum d’outils, vous pourrez lire les cartes Vitale des patients et transmettre les feuilles de soins électroniques.
Vos démarches pour activer la télétransmission avec l’Assurance Maladie
Pour activer la télétransmission, vous devez vous créer un compte sur améli.pro, le site de l’Assurance Maladie dédié aux professionnels de santé. Pour cela, vous avez simplement besoin de votre carte CPS. Un conseiller de l’Assurance Maladie peut vous assister dans vos démarches si nécessaire. Améli.pro vous donne non seulement accès à la télétransmission mais aussi à toutes les informations patients ainsi qu’à tous les services numériques.
A noter : cette inscription se fait de façon conjointe à l’inscription auprès de l’Assurance Maladie au moment de l’installation.
Vérifier le bon paramétrage avec les mutuelles
Il est crucial de vérifier que votre logiciel est correctement paramétré pour communiquer avec les mutuelles. Cela inclut la configuration des paramètres de télétransmission et la vérification régulière des retours NOEMIE pour s’assurer que les remboursements sont effectués correctement.
Quels logiciels de télétransmission choisir ?
Parmi la myriade de solutions à votre disposition, une seule va vraiment convenir à votre besoin. Voici quelques indications pour vous aider dans votre choix.
Les critères à prendre en compte : ergonomie, compatibilité, support
Lors du choix d’un logiciel de télétransmission, il est important de prendre en compte plusieurs critères, tels que l’ergonomie, la compatibilité avec les systèmes existants et le support technique offert. Un bon logiciel doit être facile à utiliser, compatible avec les normes SESAM-Vitale et doit offrir un appui réactif de l’éditeur pour résoudre rapidement les problèmes éventuels.
Un plus : l’interopérabilité avec votre logiciel métier
Il est essentiel que le logiciel de télétransmission puisse interagir de façon fluide avec votre logiciel métier. Le plus simple reste de se doter d’un logiciel de gestion de cabinet intégrant nativement la télétransmission. C’est le cas de Maiia Médecin qui permet par ailleurs d’avoir, via son interface unique, une gestion centralisée et simplifiée des tâches administratives et médicales.
Quelques bonnes pratiques pour une télétransmission efficace
Une fois passée la période de mise en place de la télétransmission, il faut veiller à ce que la procédure reste fluide et respectueuse des normes.
Vérifier régulièrement les retours NOEMIE
Il est important de vérifier régulièrement les retours NOEMIE pour s’assurer que les factures sont traitées correctement et que les remboursements sont effectués sans retard. Cela permet de détecter rapidement les éventuels problèmes et de les résoudre.
Sécuriser les données transmises
La sécurisation des données transmises est impérative pour protéger les informations sensibles des patients. Il est essentiel d’utiliser des logiciels conformes aux normes de sécurité et de s’assurer que les échanges de données sont chiffrés et protégés contre les accès non autorisés. C’est le cas de toutes les solutions Cegedim Santé pour lesquelles les données sont hébergées en France par cegedim.cloud (certifiée HDS, ISO 20000-1/27001/27017/27018 et ISAE 3402)
Mettre à jour ses outils et suivre les évolutions réglementaires
Comme tous les logiciels, les solutions de gestion du cabinet ou de télétransmission doivent être mis à jour régulièrement pour correspondre aux dernières normes en vigueur. Par ailleurs, il est de la responsabilité du praticien de se tenir au courant d’éventuelles évolutions réglementaires ou législatives impactant la télétransmission. Les logiciels de Cegedim Santé comme Maiia Médecin sont mis à jour à chaque évolution afin d’assurer une télétransmission fluide et sécurisée.
Télétransmission et confidentialité : que dit la réglementation ?
Les données de santé font l’objet d’une surveillance accrue de la part du législateur. Et les médecins sont tenus de conserver le secret sur toutes les informations médicales du patient.
RGPD et données de santé
La mise en œuvre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) touche évidemment la télétransmission des FSE. Cela signifie que les données des patients doivent être protégées et que les échanges doivent être sécurisés pour garantir la confidentialité et la sécurité des informations. Il convient donc de vérifier que les outils que vous utilisez sont bien conformes à cette norme européenne.
Rôle de la CNIL et recommandations
La Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) joue un rôle clé dans la protection des données de santé. Elle fournit des directives et des recommandations pour aider les professionnels à se conformer aux réglementations et à garantir la sécurité des données transmises. Pour les professions médicales et paramédicales, la CNIL a ainsi mis en place un référentiel destiné à encadrer les pratiques. Un guide pratique a également été rédigé avec le CNOM.
Sécurité des échanges avec les complémentaires santé
La sécurité des échanges avec les complémentaires santé est essentielle pour protéger les informations sensibles des patients. Les solutions de télétransmission doivent être conformes aux normes de sécurité et assurer la confidentialité des échanges pour garantir la protection des données.
En résumé : pourquoi la télétransmission est indispensable aujourd’hui
Utile pour le patient, facile à mettre en œuvre, la télétransmission est désormais un instrument du quotidien pour les médecins. Elle fait partie intégrante de l’évolution de la pratique.
Un outil au service du soin, pas juste de l’administratif
La télétransmission simplifie les démarches administratives et permet aux médecins de se concentrer sur les soins aux patients. Elle réduit les tâches chronophages et améliore l’efficacité globale du cabinet médical.
Une pratique devenue incontournable dans un cabinet moderne
Dans un cabinet médical, la télétransmission offre des avantages significatifs en termes de gain de temps, de réduction des erreurs et d’amélioration de la gestion administrative et financière. En adoptant la télétransmission, les médecins peuvent offrir une meilleure expérience à leurs patients et optimiser la gestion de leur cabinet.