Comment analyser et optimiser la performance de votre cabinet avec un tableau de bord médical ?

Devenu un outil du quotidien pour la gestion du cabinet, le logiciel médical est aussi un allié précieux pour mieux organiser la consultation. En libérant du temps médical et en facilitant la communication, il peut s’avérer un atout précieux pour instaurer et conforter une relation patient/médecin confiante.

La gestion d’un cabinet médical s’apparente parfois à un véritable casse-tête : facturations complexes, impayés, suivi des recettes… Dans ces conditions, il n’est pas facile de savoir où vous en êtes financièrement, et encore plus de prévoir l’avenir. Avec un tableau de bord médical intégré à votre logiciel de suivi d’activité Maiia Médecin, vous pouvez y voir plus clair, gagner du temps et prendre des décisions de façon plus sereine. 

Pourquoi un tableau de bord est indispensable pour le suivi d’activité médicale

Rarement envisagé au moment de l’installation, un outil capable de mesurer la performance du cabinet médical est essentiel à une pratique équilibrée détachée de la pression financière.

Les enjeux du pilotage financier en cabinet médical

Un cabinet médical, même sans salarié, est comme une petite entreprise. Il encaisse des revenus qui servent à couvrir les dépenses. Et comme pour une petite entreprise, il existe tout un tas de coûts à prendre en compte, au-delà de l’évident : la table de soins, les logiciels médicaux, les produits et dispositifs médicaux. En particulier, il faut prévoir la prise en charge des cotisations sociales et celle des locations de local ou encore la formation. Pour cela, il est important de pouvoir anticiper, en ayant une vision la plus claire possible du présent et de l’avenir. C’est ce qui permet de faire face aux impayés et de prévoir les investissements et d’assurer un pilotage financier efficace pour les médecins.

L’importance de la visualisation des données pour le médecin

La plupart des médecins connait sait, à peu près, ce qui a été facturé dans une journée. Mais à plusieurs jours ? à quelques semaines ? En l’absence de suivi, il est difficile de savoir si le cabinet génère des ressources suffisantes ou bien de constater la multiplication des impayés. La gestion quotidienne des patients ayant tendance, et c’est bien normal, à prendre le pas sur la gestion financière, avoir une vision simple et synthétique, permet de ne pas perdre de vue cette dimension de l’activité dont dépend la rémunération. Au-delà de la facturation, mieux comprendre les déterminants de l’activité est également important pour jauger et orienter la pratique : type d’actes, taux de rendez-vous, nombre de personnes en ALD, etc.

Gain de temps et meilleure prise de décision grâce à un outil centralisé

Une vision optimale de tous les déterminants du fonctionnement du cabinet, de la pratique à la gestion financière, vous offre la possibilité d’agir rapidement si nécessaire. Ce tableau de bord vous permet de prendre des décisions basées sur des données plutôt que sur vos intuitions.

Les fonctionnalités clés d’un tableau de bord médical moderne

Pour être efficace, un logiciel de suivi de l’activité médicale se doit d’être le plus exhaustif possible. 

Tableau de suivi des recettes et paiements

Le premier indicateur indispensable est le tableau d’entrée des paiements. Il l’est d’autant plus qu’il est à la base des travaux comptables que vous et votre expert comptable devrait réaliser pour déclarer vos revenus et payer vos cotisations sociales. Il est une partie importante du tableau de bord. Il vous permet d’analyser la performance financière du cabinet de santé grâce au suivi des recettes et paiements..

Indicateurs de performance automatisés et personnalisables

Complément du tableau de recettes, l’existence d’indicateurs permettant de mesurer et suivre l’activité est indispensable. Par exemple, un indicateur vous donnant régulièrement la vision de vos facturations peut vous permettre de mieux vous projeter en termes de revenus. Et si les indicateurs peuvent être personnalisés et prévoir des alertes à date régulière, c’est encore mieux, car vous pouvez choisir à quel moment vous allez consacrer du temps à votre suivi d’activité. Ces indicateurs peuvent être utilisés pour des choses aussi diverses que suivre les dépassements ou les impayés.

Analyse de l’activité par type d’acte, consultations et taux de rendez-vous

De la même manière, un tableau de bord médical performant prévoit des indicateurs concernant la typologie des actes, le nombre de consultations réalisées, le taux de rendez-vous – y compris les non honorés – pris en direct ou via l’agenda en ligne. Vous pouvez ainsi avoir une meilleure vision de votre quotidien pour mieux l’organiser.

Quels indicateurs de performance suivre en cabinet médical ?

Le terme peut paraître étrange, la performance d’un cabinet médical est pourtant sa capacité à prendre en charge de façon optimale le patient tout en assurant un revenu correct au praticien.

Indicateurs financiers : chiffre d’affaires, recettes encaissées, suivi des paiements

Parmi les indicateurs que vous pouvez suivre, il y a évidemment le chiffre d’affaires global mais surtout, plus finement, les recettes réellement encaissées. Car il vaut toujours mieux prévoir les risques d’impayés ou de rejets de la CPAM qui vont retarder les encaissements. Le suivi des paiements est le prolongement naturel de ces deux indicateurs. A eux trois, ils donnent une bonne vision des ressources disponibles.

Indicateurs relationnels

Pour suivre de façon plus qualitative la patientèle, les indicateurs relationnels sont à privilégier. Parmi tout ceux qui peuvent exister, deux sont importants pour jauger de la qualité du cabinet. La fréquence des visites de vos patients réguliers permet de juger de leur fidélisation. Et il est probable que cela soit le signe d’un suivi efficace. A avoir également dans vos indicateurs, le taux de rendez-vous non honorés. Un taux élevé peut indiquer un problème d’organisation ou de communication. Avec Maiia Médecin, ce taux est réduit à seulement 1,73 % grâce à l’agenda numérique.

Indicateurs organisationnels

Pour aller plus loin, un indicateur de suivi de l’activité par patient peut s’avérer intéressant pour vérifier la validité du parcours de soins. De la même façon, pouvoir mesurer quelle part d’activité domine dans le planning est une indication qui peut permettre de mieux s’organiser.

Comment exploiter les données pour optimiser sa pratique médicale ?

Toutes les informations dont vous disposez en tant que médecin peuvent vous servir pour mieux travailler et parvenir à une gestion administrative simplifiée.

Ajuster l’offre de soins en fonction de la demande réelle

Bien connaître sa patientèle de façon globale est un bon moyen de voir s’il est possible de prendre d’autres patients ou pas. Cela sert aussi pour savoir, en fonction du type d’acte le plus fréquent, si vous avez intérêt ou pas, à aller vers une spécialisation ou si, compte tenu de votre surcharge de travail, vous devez adresser certains patients à un confrère.

Optimiser le temps médical et la charge administrative

Dans vos journées, il y a le temps de la pratique où vous vous consacrez aux patients, et il y a aussi le temps de la gestion. Souvent ce dernier est reporté aux soirées et aux week-ends. En utilisant au mieux vos données et notamment votre agenda, vous pouvez vous organiser de façon à mieux équilibrer vos journées et avoir le temps de traiter l’administratif au fil de l’eau pour éviter d’y passer votre temps libre.

Décider sur des bases tangibles pour faire évoluer son organisation

L’avantage de l’exploitation des données est qu’elle vous donne des éléments précis sur lesquels vous pouvez travailler pour améliorer votre quotidien. Parfois les données contredisent votre intuition, vous encourageant à changer votre regard et – peut-être- trouver de nouveaux modes de pratiques plus adaptés à vos envies.

Focus sur Maiia Médecin : un outil numérique complet pour le pilotage du cabinet

Solution de gestion du cabinet, Maiia Médecin est conçu pour mieux organiser le quotidien et est un véritablelogiciel de suivi d’activités pour médecins.

Intégration native avec la facturation, l’agenda et la téléconsultation

Le premier avantage de Maiia Médecin est la facilité de navigation entre les différentes fonctionnalités. Toutes intégrées au logiciel, elles se combinent entre elles sans difficultés. C’est le cas pour l’agenda comme pour la facturation, pour la téléconsultation comme pour la télétransmission.

Un logiciel conforme, sécurisé et simple d’utilisation

Maiia Médecin est référencé Ségur vague 1 et en cours de référencement pour la vague 2. La solution respecte le cadre du RGPD et l’ensemble des données est hébergé par Cegedim Cloud dans des serveurs en France. Cegedim Cloud est hébergeur agrée de données de santé (HDS) et respecte les normes ISO 20000 (certification des services informatiques), ISO 27001 (sécurité des systèmes d’information), ISO 27017 (sécurité de l’information du Cloud), ISO 27018 (protection des données personnelles hébergées en Cloud). Ce niveau élevé de sécurité s’allie avec une simplicité d’usage probante. Tous les clics inutiles ont été supprimés pour permettre une navigation fluide et intuitive dans les fonctionnalités.

Les atouts différenciants de Maiia Médecin pour les médecins libéraux

Conçue en prenant en compte le quotidien des libéraux, Maiia Médecin se singularise par son interface intuitive, véritable tableau de bord de l’activité. Dès l’ouverture du logiciel, vous bénéficiez ainsi d’une vision à 360 degrés de votre journée mais aussi de tout ce qui fait la gestion du cabinet. Autre avantage de cette solution nouvelle génération, vous disposez de façon native de multiples fonctionnalités que vous pouvez utiliser en toute tranquillité : agenda, facturation, téléconsultation. Par ailleurs, vous pouvez personnaliser votre logiciel, en paramétrant l’agenda et, les indicateurs d’activité en fonction des vos besoins de votre cabinet. En cas de questions, pas de souci, les conseillers Cegedim Santé sont là pour vous épauler..

Conclusion

Le tableau de bord médical est un levier essentiel pour mieux piloter son activité, gagner en efficacité et moderniser la gestion du cabinet. Avec Maiia Médecin, les praticiens disposent d’un outil simple et sécurisé pour suivre et optimiser leur organisation au quotidien.