Ce qu’il faut retenir :
- La prise de rendez-vous en ligne offre aux patients autonomie et flexibilité 24h/24, améliorant leur expérience globale.
- Elle réduit fortement les appels et la charge administrative, libérant du temps pour les professionnels de santé et les soins.
- Un agenda médical en ligne optimise la planification et limite les erreurs (doublons, oublis).
- Les rappels automatiques diminuent les rendez-vous non honorés et fluidifient l’organisation du cabinet.
- Elle renforce l’image moderne et accessible du cabinet tout en facilitant la coordination et le suivi des patients.
Longtemps balbutiante, la prise de rendez-vous en ligne s’est développée fortement lors de l’épidémie Covid-19. Elle est entrée largement dans les mœurs car elle permet aux patients de choisir leurs créneaux de consultation et de prendre rendez-vous avec leur médecin 24h/24. En soirée, pendant le week-end : ils n’ont plus besoin de contacter le secrétariat médical ou directement le praticien. Pour ce dernier, la prise de rendez-vous en ligne peut être un véritable atout pour l’organisation des journées, à condition d’avoir bien paramétré l’outil d’agenda. Et sans pour autant renoncer au contact direct avec les patients.
Optimiser l’organisation interne grâce à un agenda médical en ligne
L’agenda partagé en ligne avantage aussi les équipes au sein du cabinet.
Diminution des appels téléphoniques et du stress administratif
Un logiciel de prise de RDV médecin permet une réduction des appels patients libérant votre secrétariat pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ainsi il peut se consacrer à l’accueil et l’orientation des patients dans les cas les plus complexes : patientèle en ALD nécessitant une prise en charge particulière, sortie d’hôpital, personnes âgées, etc. Le téléphone devient un allié de la consultation et non plus un simple passage obligé pour noter une heure et un nom de personne. La pression est moindre.
Gain de temps pour le personnel soignant et administratif
Un outil de prise de rendez-vous santé en ligne réduit le temps passé soit par le médecin, soit par son secrétariat à répondre au téléphone. Cette tâche, pour beaucoup peu qualitative, peut être remplacée par d’autres. Ainsi ce temps disponible peut être consacré à des consultations plus longues ou bien des interactions – y compris par téléphone – avec les patients ou les autres professionnels de santé.
Amélioration de la planification des rendez-vous et des ressources
Un agenda médical en ligne est particulièrement efficace parce qu’il permet d’avoir une gestion fine de l’agenda. Des créneaux plus nombreux peuvent être ouverts lorsque le ou les médecins du cabinet sont disponibles. D’autres peuvent être destinés aux rendez-vous pris par appel téléphonique et être utilisés seulement par le secrétariat. En anticipant les besoins, l’agenda bien paramétré assure une planification des rendez-vous médecin optimale.
Fluidifier l’accueil physique et téléphonique des patients
Reprendre la main sur le temps pour s’organiser au mieux est l’avantage principal de l’agenda partagé en ligne.
Réduction des temps d’attente au téléphone et à l’accueil
Dans un cabinet, il n’est pas question de laisser un téléphone sonner. Aussi, il y avait toujours un moment où le secrétariat devait gérer en même temps les sonneries incessantes et l’accueil de la patientèle. Avec ce dispositif, les appels patients deviennent moins présents. D’autant que 78% des patients ont déjà pris un rendez-vous en ligne selon l’étude Les Français et le numérique en santé. Moins dérangés par le téléphone, le secrétariat peut réaliser un accueil plus efficace, vérifier le dossier médical numérique et les droits par exemple.
Un accueil plus personnalisé et disponible en cabinet
Autre avantage de l’agenda en ligne, le cabinet peut faire le rapprochement, toujours grâce au logiciel de gestion, entre la personne et son dossier. Ceci permet à l’accueil de réduire le temps consacré aux tâches administratives et, de la même façon, au praticien, de préparer la consultation si nécessaire.
Moins d’erreurs liées à la gestion manuelle des agendas
Le numérique rend impossible les doubles entrées. Un rendez-vous bloqué dans l’agenda, soit par le patient, soit par le secrétariat ne risque pas d’être pris par erreur par une autre personne.
Améliorer l’expérience du patient avant, pendant et après le rendez-vous
Au-delà de la facilité d’accès, le patient gagne aussi en matière de qualité de prise en charge.
Autonomie et confort pour le patient grâce à la prise de rendez-vous 24h/24 et 7j/7
Le côté pratique de l’agenda disponible en ligne n’est plus à démontrer pour le patient. Celui-ci n’est plus tributaire d’horaires d’ouvertures ou d’attentes au téléphone. Il peut, à tout moment, réserver un créneau de consultation avec son praticien, le soir, le dimanche, et même pendant les vacances. Ce confort se conjugue avec une autonomie renforcée. Le patient pouvant choisir entre plusieurs solutions en prenant le temps de la réflexion bénéficie d’une expérience patient digitalisée sans contrainte.
Systèmes de rappels automatisés (SMS, e-mail) pour réduire les RDV non honorés (1,73 % avec Maiia)
L’agenda du logiciel médical intègre des fonctions de rappels automatisés des rendez-vous médecin. Qu’ils se fassent par mail ou par sms, ils sont très efficaces pour assurer la présence du patient à la consultation. En la matière l’agenda de Maiia Médecin peut s’enorgueillir d’un chiffre de rendez-vous non honorés, extrêmement bas à 1,73%.
Suivi post-consultation via l’espace patient et partage sécurisé de documents
Le logiciel médical intelligent offre par ailleurs, la possibilité de poursuivre l’échange avec le patient au-delà de la consultation. Grâce au DMP, il vous est possible de transférer des documents en toute tranquillité. Le DMP est sécurisé et le transfert l’est également. Vous pouvez de la même façon adresser des documents concernant votre patient à un autre professionnel de santé, avec la messagerie instantanée de santé.
Renforcer l’image moderne, accessible et efficace du cabinet
Pour la patientèle active, souvent très occupée, la possibilité de réserver un créneau de consultation sur un agenda médical en ligne est gage de sécurité et de qualité.
Attractivité accrue pour les patients recherchant un service rapide et simple
Moins chronophage pour le médecin ou son secrétariat, la prise de rendez-vous en ligne l’est également pour le patient. Un futur patient, à la recherche d’un praticien, sera sensible à cette possibilité. Généralement, les personnes habituées à utiliser le numérique au quotidien sont fondées à considérer plus moderne et attractif un cabinet engagé dans cet usage.
Visibilité du cabinet via le répertoire patient grand public Maiia.com
Le fait d’utiliser l’agenda de Maiia Médecin vous offre de la visibilité sur internet. Que ce soit directement via un moteur de recherche, soit par le répertoire patient grand public Maiia.com, n’importe quelle personne peut vous trouver et vous contacter pour un suivi régulier.
Adaptation aux nouveaux usages numériques et attentes des patients
La plupart de vos patients a l’habitude, comme vous d’ailleurs, d’utiliser le numérique au quotidien, pour beaucoup d’actes de la vie courante : de la commande de biens à la gestion de leur compte en banque. Il leur semble donc naturel d’avoir cette même facilité pour leurs suivis médicaux et c’est ce que vous leur offrez avec le rendez-vous en ligne.
Choisir un logiciel de prise de rendez-vous médecin adapté aux besoins du cabinet
Comme pour tous les outils du cabinet, vous avez intérêt à vous poser les bonnes questions avant de choisir votre logiciel.
Liste des fonctionnalités clés d’un bon agenda médical en ligne
Un agenda intelligent doit pouvoir être paramétrable facilement, interopérable avec les autres outils numériques du médecin. Parmi les fonctionnalités clés, en plus de la possibilité d’ouvrir la prise de rendez-vous au patient, l’agenda doit pouvoir être partagé et/ou intégrer plusieurs praticiens si nécessaire. Evidemment le système de rappel automatique est indispensable autant que l’accès sécurisé par mot de passe. Pour faciliter le quotidien, la synchronisation avec le dossier patient est également un avantage à considérer avant de choisir son outil, de même que le niveau de sécurité offert.
Intégration avec les autres fonctionnalités (dossier patient, facturation, téléconsultation)
Plus l’agenda est interopérable avec les autres solutions numériques utilisées par le médecin, plus il devient indispensable. Le lien avec le dossier patient est le plus évident, mais il est aussi très intéressant de pouvoir avoir accès depuis l’agenda à la facturation, aux cotations et bien évidemment à la téléconsultation. Pour cela, il faut que l’agenda soit directement intégré au logiciel de gestion ou bien facilement connectable à celui déjà utilisé afin d’assurer une gestion du planning du cabinet médical sans stress.
Sécurité des données patients et conformité avec la réglementation santé
Comme tous les autres outils du médecin, l’agenda doit respecter la réglementation en vigueur en matière de sécurité des données. Il doit donc être conforme au RGPD et idéalement, hébergé via un opérateur référencé HDS. C’est indispensable, car la fuite de données peut engager votre responsabilité.
Focus sur Maiia Médecin : un agenda en ligne pensé pour les médecins et leurs patients
Maiia Médecin intègre un agenda intelligent dans le logiciel médical en ligne.
Une plateforme intuitive pour fluidifier la gestion et réduire les appels
La solution se caractérise, comme l’ensemble des solutions Cegedim Santé, par une prise en main facile. Toutes les fonctionnalités, du paramétrage des relances à la qualification des rendez-vous (consultations de suivi de l’enfant, consultations ALD, etc.) peuvent être activées de façon simple d’autant que vous pouvez faire appel aux équipes pour vous accompagner. Une fois cette mise en route réalisée, la gestion quotidienne est aisée et s’insère naturellement dans les tâches normales.
Des fonctionnalités natives pour améliorer l’expérience patient
Tout ce qui peut vous faciliter la vie est intégré dans le logiciel. Par exemple, vous avez la possibilité de générer une file d’attente afin de permettre à vos patients d’être alerté lorsqu’un rendez-vous se libère. Autre exemple : vous pouvez réserver la réservation en ligne à vos patients connus ou encore utiliser l’agenda pour faire de la téléexpertise. A vous de choisir quelles fonctionnalités vous utilisez ou pas.
Une solution conforme aux normes HDS/RGPD proposée par Cegedim Santé
L’agenda et Maiia Médecin sont tous les deux respectueux des normes les plus élevées de sécurité. Bien évidemment, ils prennent en compte tout ce qui est inscrit au RGPD. De plus, les données sont hébergées en France par Cegedim Cloud qui est hébergeur certifié de données de santé HDS.
Conclusion
Le fait de proposer à vos patients la prise de rendez-vous en ligne est un gage de confiance. C’est aussi une façon de répondre aux usages actuels des personnes dans leur vie quotidienne et ainsi de démontrer que le cabinet est organisé de façon moderne et efficace. Et grâce au confort de l’usage intuitif de Maiia Médecin, vous leur facilitez la vie. Car patient comme médecin ont tout autant envie de ne pas perdre de temps à des tâches simples.