[Reportage] Un cabinet à quatorze et le temps de bien soigner

À Salses-le-Château, à côté de Perpignan, le cabinet Salséo est passé de deux à quatorze praticiens en quinze ans. Un cabinet de cette taille, c’est autant d’agendas à faire cohabiter, de remplaçants à intégrer, de rétrocessions à calculer et de rejets de facturation à traiter. Nous sommes allés à la rencontre de l’équipe du cabinet pour comprendre ce qui, au quotidien, leur permet de garder chacun du temps pour l’essentiel : la prise en charge du patient.

Un cabinet qui a grandi, un logiciel qui a dû répondre à ses besoins

Dominique BECQUET a monté le cabinet Salséo en 2008, avec une associée. « On a commencé à travailler, on était quatre kinés. Et progressivement, tous les ans, on a développé la patientèle », raconte-t-il. Le cabinet a grandi presque chaque année d’un praticien supplémentaire, jusqu’à réunir aujourd’hui 12 kinés titulaires associés et 2 assistants — 14 praticiens en tout, sans compter les deux secrétaires et les remplaçants qui viennent en renfort notamment l’été.

Le cabinet Salséo a changé plusieurs fois d’outil de gestion avant de passer à Maiia Kiné, notamment pour permettre la mise en réseau entre praticiens, essentielle pour un cabinet de groupe. Le passage à l’offre Premium a ensuite apporté deux choses très concrètes : les rappels de rendez-vous par SMS, qui ont nettement fait baisser les oublis, et le télésoin, utilisé pour un premier échange avec le patient avant même la première séance. « On gagne beaucoup de temps sur la première séance bilan », résume Dominique.

En discutant avec Dominique, on comprend que ces quinze années de croissance n’ont pas été qu’une histoire d’organisation. « Je suis quelqu’un de très passionné par mon métier. J’aime évoluer, grandir, et j’aime travailler dans l’intérêt des patients. C’est un peu ma passion, c’est un travail passion », confie-t-il. C’est peut-être aussi pour ça que le cabinet n’a jamais cessé d’accueillir un praticien de plus, année après année.

Le temps gagné, c’est du temps pour le patient

Pour les praticiens du cabinet Salséo, l’enjeu n’est jamais l’outil en lui-même : c’est ce qu’il libère comme temps pour la prise en charge. Le pointage automatique en est l’exemple le plus cité : dès qu’une séance et sa cotation sont enregistrées, elle se pointe seule, sans ressaisie en fin de journée. « On peut avoir des raccourcis qui nous mènent directement sur le dossier patient, sur les bilans, sur tout ce qui est fait sur ce traitement. C’est d’une simplicité qui fait gagner du temps », explique Dominique.

Sébastien LEBEGUE, associé depuis 7 ans, retrouve ce même bénéfice dans la gestion des remplacements — un sujet qui revient chaque été, quand le cabinet peut accueillir jusqu’à 4, 5 ou 6 remplaçants en simultané. « Le remplaçant a un accès direct à l’agenda du kiné qu’il remplace, une vraie autonomie. Et nous, on garde un œil à distance, même en vacances », décrit-il. Une confiance qui se construit aussi humainement : au cabinet, on parle d’un remplaçant comme d’un collègue de passage, pas d’un numéro de contrat. Le pointage automatique du remplaçant et le calcul de sa rétrocession suivent le même principe : ce que le praticien n’a pas à recalculer, c’est du temps rendu à ses patients.

Côté secrétariat : de la sérénité au quotidien

Au cabinet, une journée de secrétariat, c’est un fil ininterrompu d’appels — un patient qui annule, un autre qui rappelle pour une ordonnance, un remplaçant qui a une question sur son planning. Entre deux « Cabinet kiné, bonjour », il faut aussi tenir l’agenda, la facturation et le suivi des rejets du cabinet. Plusieurs plannings à faire cohabiter, des rejets à identifier et à comprendre vite, des contrats de remplacement et des rétrocessions à établir sans erreur… Ce qui change concrètement le quotidien, c’est que chacune de ces tâches se fait au même endroit, avec des étapes claires plutôt qu’un empilement d’outils.

Un rejet de facturation, par exemple, se retrouve directement associé au patient et à la mutuelle concernée, sans recherche fastidieuse. Une rétrocession de remplaçant, elle, se calcule automatiquement dès lors que les bons taux ont été renseignés en amont — « on n’a aucun calcul à faire », résume Marie, secrétaire du cabinet.

Une équipe, un même outil, plus de temps pour l’essentiel

Ce que montre ce reportage au cabinet Salséo, c’est qu’un cabinet qui grandit n’a pas besoin d’un outil de plus : il a besoin d’un outil qui fait gagner du temps à tout le monde, du kiné titulaire au remplaçant de passage, de l’associé à la secrétaire. Moins de temps sur l’administratif, c’est plus de temps pour ce qui compte vraiment — la prise en charge du patient.