Comment fluidifier la communication avec vos confrères grâce à une messagerie sécurisée de santé ?

L’accroissement des pratiques collectives, l’encouragement à la coordination du parcours de soins, les nouveaux usages des patients comme des médecins rendent indispensables et plus quotidiens les échanges entre professionnels de santé.  Face à ce défi, et dans un contexte de cybermenaces croissantes, la messagerie sécurisée de santé s’impose comme un outil indispensable pour fluidifier et sécuriser les communications entre médecins tout en garantissant la sécurité des données. Découvrez pourquoi et comment.

Définition et fonctionnement d’une messagerie sécurisée de santé

Parce qu’elle n’est pas une messagerie classique, la messagerie sécurisée de santé répond à des standards précis.

Qu’est-ce qu’une messagerie sécurisée de santé?

Une messagerie médicale sécurisée a pour objet de permettre l’échange des données de santé sensibles (comptes-rendus, ordonnances, résultats d’examens, etc.) de manière sécurisée entre professionnels de santé et avec les patients. Contrairement à une messagerie classique, elle répond à des exigences strictes définies par l’Agence du Numérique en Santé (ANS), garantissant confidentialité, intégrité et traçabilité des informations. Elle fonctionne dans un cadre strictement sécurisé (l’espace de confiance MSSanté) et conforme aux exigences légales (RGPD, HDS). Ces messageries dédiées aux professionnels de santé garantissent le respect des obligations liées au partage des données de santé.

Comment fonctionne le système de sécurisation des échanges ?

La sécurisation repose sur plusieurs piliers :

• Le chiffrement des données de bout en bout : les messages et pièces jointes sont protégées de toute interception ou fuite.
• L’authentification forte : l’identité de l’émetteur et du destinataire est vérifiée via des certificats électroniques (carte CPS ou e-CPS, identifiants RPPS/Adeli).
• Un espace de confiance commun : toutes les messageries agréées sont interconnectées au sein de l’espace de confiance MSSanté. Ceci permet aux professionnels de santé d’échanger quel que soit leur opérateur, dans le respect des référentiels de sécurité définis par l’Agence du Numérique en Santé (ANS).

Les messageries sécurisées en santé : Mailiz, Apicrypt, Medimail… et l’intégration dans les logiciels médicaux

Il existe plus de 300 opérateurs de messageries connectées à l’espace de confiance MSSanté, dont les plus répandues sont  :

• Mailiz : co-créée par l’ANS avec les ordres professionnels, cette messagerie gratuite ne propose que les BAL personnelles.  
• Apicrypt : privilégiée en ville, cette messagerie offre une interface simple et intuitive. 
• Les messageries régionales des GRADeS telles que Medimail ou MonSisra.

L’accès à ces messageries peut être intégré aux logiciels médicaux selon l’opérateur ou l’éditeur via un client de messagerie. Cela permet une utilisation au quotidien et un transfert plus aisé des données des patients depuis le dossier patient numérique du cabinet.

Quels avantages pour les professionnels de santé et les établissements ?

Utiliser une messagerie sécurisée de santé n’est pas simplement gage de protection des données, cela a également des avantages en matière de vie quotidienne aussi bien en cabinet qu’à l’hôpital et particulièrement en coordination des soins. L’annuaire national MSSanté répertorie l’ensemble des professionnels de santé (en ville comme à l’hôpital) afin de faciliter les communications par mail. 

Fluidifier les échanges interprofessionnels et la coordination des soins

Les messageries sécurisées de santé accélèrent la transmission des données médicales entre les professionnels de santé (comptes-rendus d’hospitalisation, résultats de biologie, ordonnances). Le caractère instantané des messages réduit les délais de prise en charge et facilite les interactions sur les dossiers. Le parcours de soins peut être plus fluide notamment pour les pathologies complexes. Ces messageries favorisent la coordination entre la médecine de ville, l’établissement hospitalier ou l’environnement médico-social. 

Renforcer la confidentialité et la protection des données de santé

L’utilisation d’une messagerie appartenant à l’espace de confiance MSSanté protège les données contre les cyberattaques, les fuites, les altérations ou encore les usages non autorisés. Ceci présente l’avantage de vous protéger en tant que professionnel d’éventuelles sanctions. En effet, vous êtes responsable des données de vos patients que vous utilisez ou transmettez. Et cette sécurité est également bien perçue par les patients.

Gagner du temps au quotidien grâce à une interface intuitive

Les nouvelles messageries ont été conçues de façon à s’intégrer dans le quotidien de travail et être aussi faciles à utiliser que les messageries classiques. Elles peuvent être prises en main et paramétrées de façon très aisée. La connexion avec l’annuaire MSSanté permet de retrouver facilement l’adresse MSS d’un professionnel de santé. Le temps gagné est du temps médical supplémentaire.

Usages concrets et cas d’application

C’est à vous de choisir comment et dans quelles circonstances vous voulez utiliser la messagerie MSS, quelques exemples pour vous aider.

Quels types de données et documents peuvent être transmis ?

Vous pouvez utiliser la messagerie MSS pour envoyer tout type d’information concernant un patient : comptes-rendus de consultation, bilan biologique, imagerie, ordonnance, lettre d’adressage, etc.Les messageries sécurisées supportent également les formats structurés (CDA- R2) pour une intégration directe dans les dossiers patients pour les solutions qui le permettent.

Exemples d’utilisation en cabinet, en établissement et en téléconsultation

• En cabinet
  • Adresser une ordonnance à un confrère spécialiste
  • Recevoir des résultats de laboratoire
  •  Discuter en temps réel avec un confrère
• En établissement :
  • Transmettre directement les comptes-rendus de sortie aux médecins traitants
  • Partager les protocoles entre service
  • Réaliser des actes de téléexpertise
• Lors d’une téléconsultation :
  • Mettre à disposition du patient prescription et feuille de soins dès la fin du rendez-vous.

Et le tout reste protégé par le RGPD.

Messagerie organisationnelle : un outil clé pour les équipes de soins

Dans une messagerie sécurisée de santé, il est possible de créer des boites aux lettres individuelles mais aussi des boîtes aux lettres organisationnelles (BAL ORG). Celles-ci sont réservées au cabinet de groupe, aux maisons de santé et aux établissements de soins. Elles permettent l’utilisation d’une messagerie commune, facilitant la gestion collective des patients et la continuité des soins.

Critères de choix d’une messagerie médicale sécurisée

En plus de vos pratiques, vous devez prendre en compte des critères technologiques pour faire le meilleur choix.

Interopérabilité avec les logiciels médicaux et outils de suivi patient

Une messagerie efficace peut être facilement opérée depuis votre logiciel médical, sans exiger de vous des manipulations complexes. Aussi, il faut vérifier cette compatibilité entre la messagerie que vous envisagez et votre logiciel. Pensez à valider que vous pourrez communiquer avec les autres messageries. Cette vérification ne sera plus nécessaire à partir de 2027 car les futurs logiciels Ségur 2 intégreront tous cette fonction.

Fonctionnalités essentielles : notifications, archivage

En fonction de vos façons de communiquer, vous vérifierez si votre messagerie autorise la gestion de mails classique avec plusieurs destinataires si besoin. Autre paramètre qui peut être intéressant : les notifications paramétrables. Si vous voulez éviter de vérifier tout le temps votre boite mais voulez être alerté en cas d’urgence, c’est une fonctionnalité indispensable. Même chose pour l’accès à l’annuaire MSSanté. Enfin, vous vous intéresserez à la taille de la boîte aux lettres son espace de stockage.

Points différenciants des solutions disponibles sur le marché

Vous pouvez retrouver la liste des solutions sur le site de l’Agence du numérique en santé. Les principaux points différenciants entre la trentaine d’opérateurs sont :

• Implantation géographique : certaines messageries sont développées au sein des GRADeS et ne développent donc leur activité qu’au sein d’une région donnée
• Type de boites à lettre : individuelle, organisationnelle, applicative
• Intégration avec les logiciels métiers
• Présence d’applications mobiles
• Outil de messagerie compatible (outlook ou autre)
• Interopérabilité avec les différents acteurs (hôpital, médico-social, etc.)

Ces messageries de santé sont interopérables avec les logiciels de santé comme Maiia Médecin

Comment déployer et utiliser une messagerie médicale sécurisée ?

Quelques rappels des étapes à réaliser pour utiliser sa messagerie sans stress.

Étapes d’activation et intégration à son environnement de travail

• Choisir un opérateur agréé MSSanté dans la liste disponible sur esante.gouv.fr
• Créer une boîte aux lettres nominative ou organisationnelle via le site de l’opérateur ou votre logiciel métier
• Configurer les délégations d’accès si nécessaire (secrétariat, confrères).
• Intégrer la messagerie à votre logiciel de gestion de cabinet si elle ne l’est pas déjà

Accompagnement, support et formation des utilisateurs

La plupart des opérateurs proposent des modules de formation en ligne, un support technique réactif et des ressources pour maîtriser les bonnes pratiques. 

Bonnes pratiques pour une utilisation optimale et sécurisée

Comme pour toute démarche numérique, l’utilisation de la messagerie MSS exige de respecter les règles de sécurité classique. A commencer par un mot de passe sécurisé et renouvelé régulièrement. En outre, il faut s’assurer de l’adresse d’envoi en utilisant l’annuaire MSSanté et ne pas hésiter à demander des accusés de réception.

Focus sur Maiia Médecin : la messagerie intégrée au service des médecins

Avec Maiia Médecin, vous bénéficiez d’une messagerie directement utilisable depuis le logiciel médecin, interfacée avec toutes les autres fonctionnalités de celui-ci.

Une solution pensée pour les échanges entre confrères et secrétariats

La messagerie instantanée et sécurisée de santé dans Maiia Médecin a été conçue pour faciliter la communication et l’échange au quotidien. Elle permet, depuis le logiciel médical, par exemple depuis le dossier patient, d’adresser documents et informations à un confrère dans le cabinet ou dans un établissement. Elle est connectée à l’annuaire MSSanté, ce qui rend aisé la recherche des coordonnées du professionnel à contacter. Et il est possible de l’utiliser aussi bien pour des messages écrits ou vocaux, en duo ou en groupe. Plus largement, cette messagerie médicale fait partie des outils de la coordination médicale digitale.

Sécurité et conformité RGPD/HDS garanties

Comme toutes les solutions Cegedim Santé, la messagerie répond aux obligations du RGPD. Les données qui transitent par elle sont hébergées par Cegedim. Cloud, dans ces centres tous situés sur le territoire métropolitain. De plus, l’hébergeur est certifié HDS et ISO 20000, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018.

Une messagerie simple, fluide et intégrée aux autres fonctionnalités (agenda, dossier patient, téléconsultation)

Un logiciel avec messagerie médicale intégrée, comme Maiia Médecin, évite les allers-retours entre plusieurs outils. D’autant que cette messagerie est accessible depuis le tableau de bord de Maiia Médecin mais est également connecté aux autres fonctionnalités. Il est ainsi possible de l’utiliser depuis l’agenda pour confirmer ou prendre un rendez-vous. Évidemment elle est consultable et utilisable depuis le dossier patient afin que l’échange de données soit simplifié. Enfin, en appui de la téléconsultation, elle sert à transmettre immédiatement compte-rendu et ordonnances, ou – en cas de téléconsultation assistée – de mettre en place le dispositif avec l’IDEL.

Conclusion

Plus sécurisées que les solutions du marché, les messageries sécurisées de santé sont devenues indispensables à la communication entre professionnels de santé. Qu’elles soient interopérables avec les logiciels ou directement intégrées à celle-ci comme dans Maiia Médecin, elles renforcent la coopération et la coordination des soins tout en préservant les données des patients.